Come organizzare il Tuo archivio elettronico

 

 

Nel mondo cartaceo siamo abituati a raccogliere la nostra documentazione in fascicoli, che possono essere:

La stessa cosa puoi fare nel mondo digitale, ma in modo ancora più semplice e con molte funzionalità in più: basta che crei un Tuo Fascicolo digitale, che gli assegni un titolo (ad esempio, "Spese di rappresentanza", che potrai liberamente modificare nel corso del tempo) e che colleghi a questo Fascicolo il materiale che in esso vorrai ritrovare in futuro (leggi, circolari, sentenze, Segnalibri, Note del libro, Memo, Promemoria, Tuoi documenti PDF, Word, Excel, ecc.).

In realtà un Fascicolo elettronico è molto più comodo che non un fascicolo cartaceo. Nel mondo cartaceo, ad esempio, una stessa sentenza la puoi conservare in più fascicoli, ma prima devi averne fatto una fotocopia. Nel mondo digitale è molto più semplice: basta collegare quella stessa sentenza a tutti i Tuoi Fascicoli in cui vuoi conservarla per poterla ritrovare in essi in futuro!

Nel mondo cartaceo hai il problema di ricercare dove hai conservato il fascicolo che Ti interessa e, una volta trovato, lo devi fisicamente portare sulla Tua scrivania. Nel mondo digitale è molto più semplice e pratico: un potente motore di ricerca, infatti, Ti permette di ricercare facilmente i Tuoi Fascicoli semplicemente digitando la parola (o una parte di essa) contenuta nel titolo del Fascicolo che stai cercando. Una volta così trovato il Tuo Fascicolo, il suo contenuto, suddiviso in pratiche sezioni (Documentazione, Spunti di riflessione, Note del libro, Memo, Promemoria, ecc.), è immediatamente disponibile e consultabile a video.

Nel mondo cartaceo siamo soliti raggruppare in faldoni i fascicoli relativi ad uno stesso argomento o ad una medesima pratica. La stessa cosa puoi fare nel mondo digitale, ma in modo molto più pratico e funzionale: nel mondo digitale, infatti, per raccogliere più Tuoi Fascicoli in un medesimo Faldone basta che li colleghi ad una medesima Parola Chiave, che nel mondo digitale rappresenta il titolo del Tuo Faldone. Il bello è che sei libero di creare tutte le Parole Chiave che credi, per cui hai la possibilità di creare quanti Faldoni pensi Ti possano essere utili per una migliore classificazione dei Tuoi Fascicoli.

Ad esempio, se Tu creassi i seguenti tre Fascicoli:

e li collegassi alla medesima Parola Chiave "Amministratori", è come se Tu avessi raccolto i tre Fascicoli in questione in un Faldone dal titolo "Amministratori", come raffigurato qui sotto.

 

 

In realtà un Faldone digitale è molto più comodo che non un faldone cartaceo. Nel mondo cartaceo, ad esempio, per conservare un medesimo fascicolo in due diversi faldoni dovresti prima fare una fotocopia del fascicolo e dei documenti in esso contenuti: nel mondo digitale, invece, è sufficiente che il Tuo Fascicolo lo colleghi, contemporaneamente, a due (o più) Parole Chiave. In questo modo il Tuo Fascicolo lo ritroverai conservato nei due (o più) Faldoni corrispondenti alle Parole Chiave da Te selezionate.

Ad esempio, proseguendo l'esemplificazione prima fatta, se i Tuoi Fascicoli "Emolumenti amministratori" e "Deducibilità costi autovetture" li collegassi, oltre alla Parola Chiave "Amministratori", anche alla Parola Chiave "Fringe Benefit",

 

 

è come se Tu questi due Fascicoli li avessi contemporaneamente conservati in due distinti Faldoni, uno denominato "Amministratori" ed uno "Fringe Benefit".

 

 

Creare le Tue Parole Chiave e collegare i Tuoi Fascicoli alle Parole Chiave, così formando dei Faldoni, non è obbligatorio, ma Ti permette di classificare meglio i Tuoi Fascicoli e di ritrovare più facilmente quelli di essi che Ti interessano. Un potente motore di ricerca, infatti, Ti permette di ricercare i Tuoi Fascicoli in base alle Parole Chiave che ad esso hai collegato: come risultato della ricerca Ti saranno mostrati tutti i Tuoi Fascicoli che sono collegati alla Parola Chiave che hai digitato.

Ad esempio, proseguendo l'esemplificazione prima fatta, se come parametro della Tua ricerca indicassi la Parola Chiave "Amministratori", il motore di ricerca Ti presenterebbe, come risultato della Tua ricerca, i Fascicoli "Emolumenti amministratori", "Deducibilità costi autovetture" e "Rimborsi spese di viaggio". Se, invece, indicassi la Parola Chiave "Fringe Benefit", il motore di ricerca Ti presenterebbe soltanto i due Fascicoli "Emolumenti amministratori" e "Deducibilità costi autovetture".

Se sbagli non succede nulla, perché i Tuoi Fascicoli e le Tue Parole Chiave possono essere modificati ed eliminati in qualunque momento, senza che ciò comporti la cancellazione anche del materiale in essi conservato (potendo lo stesso essere successivamente collegato ad altri Tuoi Fascicoli).